Tugas Softskill Sistem Informasi Akuntansi
#1
4.1 Jelaskan Siklus Pengeluaran!
SIKLUS PENGELUARAN
Siklus
Pengeluaran merupakan serangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pengolahan data
yang berhubungan dengan pembelian dan pembayaran atas barang dan jasa yang
dibeli.Pembahasan kali ini memfokuskan pada pembelian bahan baku,barang
jadi,perlengkapan dan jasa.Dalam Siklus pengeluaran yang merupakan siklus kedua
dari siklus kegiatan pokok perusahaan,terkait empat kejadian ekonomi atau
transaksi akuntansi,yaitu pembelian, penerimaan barang,pencatatan utang dan
pelunasan utang.Dalam melaksanakan keempat transaksi tersebut,perusahaan
menggunakan empat subsistem,yaitu sistem pembelian,sistem penerimaan,sistem
pencatatan utang atau sistem voucher,dan sistem pengeluaran kas.
Dalam
siklus ini,pihak eksternal yang terlibat dalam pemasok,sedangkan pihak internal
yang terkait adalah siklus produksi,siklus pendapatan,dan siklus buku besar dan
pelaporan. Bentuk Interaksi antara siklus pengeluaran dan siklus lainnya adalah
siklus pengeluaran menerima pemberitahuan dari siklus pendapatan dan sistem
produksi tentang kebutuhan barang dan bahan baku,dan juga memberitahu kapan
barang tersebut harus diterima.Siklus pengeluaran juga mengirimkan data biaya
ke siklus buku besar dan pelaporan untuk dimasukkan ke dalam laporan keuangan
dan laporan kinerja.Interaksi tersebut digambarkan secara lengkap pada sebuah
diagram konteks-yang merupakan level tertinggi dari diagram arus data.
Siklus
pengeluaran dapat diselenggarakan secara manual dan berbasis komputer.
Perbedaan pokok kedua cara tersebut adalah pada mekanisme pengolahan
datanya,sedangkan input dan output yang dihasilkan relative sama.berikut ini
akan diuraikan masing-masing sistem secara komprehensif.
A. Tujuan Siklus Pengeluaran
Tujuan Siklus pengeluaran adalah
memudahkan pertukaran kas dengan pemasok barang atau jasa perusahaan.secara
lebih luas,tujuannya adalah :
1.
Menjamin
bahwa semua barang dan jasa yang dipesan sesuai dengan aturan yang dibutuhkan.
2.
Menerima
semua barang yang dipesan dan memastikan bahwa barang yang diterima dalam
kondisi baik.
3.
Mengamankan
barang hingga dibutuhkan
4.
Menentukan
faktur yang berkaitan dengan barang dan jasa yang benar
5.
Mencatat
dan mengklasifikasi pengeluaran dengan tepat
6.
Mengirimkan
uang ke pemasok yang tepat
7.
Menjamin
bahwa semua pengeluaran kas berkaitan dengan pengeluaran yang telah diizinkan.
8.
Mencatat
dan mengklasifikasi pengeluaran kas dengan tepat dan akurat.
B.
Dokumen dan
Laporan
Dokumen Yang Digunakan
Dokumen yang digunakan dalam siklus ini adalah:
Jenis Transaksi
|
Dokumen yang Digunakan
|
Pembelian Kredit
|
Permintaan Pembelian
Pesanan Pembelian
Laporan Penerimaan Barang
Voucher
|
Pengeluaran Kas
|
Check
|
Retur Pembelian
|
Memo Debit
|
Laporan Yang Dihasilkan
Seperti halnya aplikasi
yang lain,dalam aplikasi pengeluaran ini juga dihasilkan tiga macam
laporan,yaitu laporan pengawasan(control report),register,dan laporan
khusus(special report). Meskipun demikian,informasi yang disajikan dalam
laporan-laporan tersebut berbeda-beda antara satu aplikasi dengan aplikasi yang
lain.
Laporan Kontrol, Laporan ini meringkas perubahan yang dilakukan terhadap sebuah
file.Akuntan menggunakan laporan ini untuk menentukan ada tidaknya perubahan
file yang tidak semestinya atau untuk menjamin bahwa tidak ada transaksi yang
hilang selama proses pengolahan data berlangsung.Laporan ini berisi informasi
tentang (1)transaksi yang telah diposting,atau (2)jumlah angka atau nomor
transaksi,atau (3)daftar perubahan yang dibuat selama pemeliharaan file,Dalam
sistem berbasis komputer,laporan ini menyajikan record count,control total,dan
hash total.Petugas pengawas data mengkaji laporan ini dan membandingkan total
tersebut untuk menguji bahwa semua perubahan (terhadap file) telah dilakukan
secara tepat.
Register,Laporan ini
berisi daftar transaksi yang dicatat dalam periode waktu tertentu,misalnya satu
hari,satu minggu,atau satu bulan.Laporan ini berisi ringkasan data yang telah
di posting ke rekening buku besar,sehingga dapat digunakan untuk melakukan
telusuran audit(audit trail) terhadap saldo-saldo rekening.Register ini dalam
sistem manual disebut dengan jurnal khusus,oleh karenanya register dalam sistem
yang berbasis komputer sering pula disebut dengan jurnal.
Laporan Khusus,Laporan
khusus dalam siklus pengeluaran ini membantu manajer dalam membuat jadwal
pembayaran utang kepada pemasok.Laporan khusus yang dihasilkan dalam siklus ini
mencakup:
Laporan Faktur
Terbuka(Open
Invoices Report).Laporan ini berisi daftar faktur pembelian yang belum di bayar
pada tanggal laporan.Data yang dilaporkan adalah data pemasok dan jumlah utang
kepada setiap pemasok.
Laporan Umum Voucher.Laporan ini meringkas voucher
menurut umumnya.Laporan ini sangat bermanfaat,karena jika perusahaan sampai
memiliki utang yang tidak dibayar sampai jangka waktu tertentu,akan berakibat
negative bagi perusahaan,yaitu:
a.
Merusak
hubungan baik dengan pemasok,
b.
Merusak
citra kredit,yang pada gilirannya perusahaan akan sulit untuk dapat membeli
barang dari pemasok secara kredit.
Laporan Kebutuhan
Kas.Laporan ini
meringkas faktur pembelian urut jatuh tempo. Laporan ini membantu departemen
utang dalam merencanakan pembayaran kas dan dalam mengidentifikasi faktur mana
yang harus dibayar segera,agar dapat diperoleh potongan dan juga agar hubungan
baik dengan pemasok dapat dipelihara.
Layanan Status Utang.Laporan ini dihasilkan kalau
perusahaan menggunakan sistem on-line real-time,karena sistem ini memungkinkan
pemakai untuk meminta database menyajikan informasi terbaru.Dalam siklus ini,karyawan
bagian utang juga memerlukan informasi mengenai utang kepada setiap
pemasok.kebutuhan ini dipenuhi dengan menyajikan informasi terbaru tentang
utang kepada setiap pemasok.
C.
Pengolahan
Transaksi
Pengolahan
transaksi akan diuraikan dalam 2 versi,yaitu untuk sistem yang diselenggarakan
secara manual,dan untuk sistem yang diselenggarakan dengan menggunakan alat bantu
komputer.
1, Sistem manual.Pengolahan transaksi dalam siklus pengeluaran yang diselenggarakan
secara manual,mencakup prosedur-prosedur sebagai berikut:
a.
Prosedur Pembelian Kredit
b. Prosedur Pengeluaran Kas
2, Sistem berbasis komputer.Pengolahan transaksi dalam siklus pengeluaran yang berbasis komputer,mencakup prosedur-prosedur sebagai berikut :
a. Prosedur Permintaan Pembelian
b. Prosedur Pemesana Barang
c. Prosedur Penerimaan Barang
d. Prosedur Pencatatan utang
e.
Prosedur Pengeluaran Kas
D.
Aktivitas
Bisnis Dalam Siklus Pengeluaran Berbasis Komputer
1.
Prosedur
Permintaan Barang
Aktivitas Bisnis
yang pertama kali dilakukan dalam siklus pengeluaran adalah permintaan barang
atau suplais.Keputusan Kunci yang dibuat pada proses ini adalah
mengidentifikasi barang apa yang akan dibeli,kapan dibutuhkan,dan berapa banyak
yang akan di beli.Keputusan ini normalnya dibuat oleh fungsi pengawas
persediaan(inventory control),meskipun informasi tentang kebutuhan barang
diperoleh dari departeman pengguna barang.Permintaan Pembelian kadang-kadang
juga di buat oleh siklus produksi atau dari fungsi penjualan yang menyampaikan
informasi tentang back order.
2. Prosedur Pemesanan Barang
Aktivitas pokok yang kedua dalam
siklus pengeluaran adalah pemesana suplais dan bahan baku.Aktivitaspembelian
biasanya dilakukan oleh petugas pembelian atau karyawan pembelian dalam
departeman pembelian.
Keputusan Kunci : Pemilihan
Pemasok.Keputusan penting yang dibuat pada tahap ini adalah pemilihan pemasok
dengan mempertimbangkan harga,kualitas,dan kualitas pengiriman. Komitmen
terhadap kualitas dan pengiriman yang dimiliki oleh para pemasok sangat
penting,terutama pada sistem JIT,karena keterlambatan pengiriman atau dalam
pengiriman terdapat produk cacat dapat engancam seluruh sistem.Sekali seorang
pemasok terpilih untuk memasok sebuah produk,identitas pemasok tersebut akan
menjadi badian dari atau dimasukan ke dalam file induk persediaan.Hal ini
dimaksudkan untuk menghindari proses seleksi pemasok ketika akan membeli barang
yang sama di kemudian hari.Dengan cara ini,maka kinerja pemasok secara periodic
dievaluasi untuk menentukan apakah pemasok tersebut masih dapat dipertahankan
atau tidak. Evaluasi ini tidak hanya melibatkan masalah harga,namun juga
kualitas produk yang dibeli dan kinerja pengiriman barang.Sistem Informasi
Akuntansi yang baik,seharusnya juga dirancang untuk dapat menangkap dan
menelusur informasi ini.
3.
Prosedur
Penerimaan Barang
Aktivitas ketiga dalam siklus
pengeluaran adalah menerima dan menyimpan barang yang dipesan.Departeman
penerima barang bertanggung jawab untuk menerima barang yang dikirim oleh
pemasok.Selain barang diterima,kemudian dilaporkan ke manajer bagian
gudang,untuk kemudian meneruskannya ke manajer pabrik.Departemen penyimpanan barang
yang bertanggung jawab kepada manajer
bagian gudang,bertanggung jawab untuk menyimpan barang.Informasi tentang
tentang penerimaan barang yang dipesan harus
dikomunikasikan ke fungsi pengawas persediaan,untuk memperbarui catatan
persediaan. Tujuan diselenggarakan prosedur ini adalah : (a)untuk menjamin
bahwa semua penerimaan bahan baku,perlengkapan,dan aktiva lain yang dibeli
telah diotorisasi san (b) untuk mencatat transaksi penerimaan dalam catatan
akuntansi.
4.
Prosedur
Pencatatan Utang
Aktivitas keempat dalam siklus pengeluaran
adalah proses persetujuan pembayaran faktur pembelian.Proses ini dilaksanakan
oleh departemen hutang dagang yang bertanggung jawab terhadap direktur
keuangan. Tujuan diselenggarakannya subsistem ini adalah untuk mancatat kewajiban
membayar kepada pemasok. Input aplikasi ini adalah faktur pembelian,catatan
penerimaan barang,pesanan pembelian (open purchase order) dan file rincian
pesanan pembelian(purchase order detail files).
Secara legal,kewajiban untuk membayar
ke pemasok mulai timbul saat barang diterima.meskipun demikian,untuk alasan
praktis,sebagian besar perusahaan mencatat utang setelah diterima dan
disetujuinya faktur pembelian.Tujuan dilakukannya cara ini adalah untuk
mengotorisasi dan menentukan apakah faktur yang diterima layak di
bayar.tentunya faktur pembelian dikatakan layak di bayar jika barang dan jasa
yang dipesan benar-benar telah diterima oleh perusahaan.Untuk mencapai tujuan
ini,diperlukan informasi dari bagian pembelian(berupa tembusan order pembelian)
dan fungsi penerimaan barang (berupa laporan penerimaan baranga0. Tembusan
order pembelian dari bagian pembelian menegaskan bahwa barang atau jasa yang
tercantum dalam faktur pembelian benar-benar dipesan. Tembusan laporan
penerimaan barang yang diterima dari bagian gudang menegaskan tentang kuantitas
dan kondisi yang diterima.
5.
Prosedur
Pengeluaran Kas
Aktivitas terakhir pada siklus pengeluaran adalah pembayaran faktur yang
telah disetujui. Aktivitas ini,disebut dengan aktivitas pengeluaran
kas,dilaksanakan oleh kasir,yang bertanggung jawab kepada manajer
keuangan.Tujuan diselenggarakannya aplikasi ini adalah untuk menjamin bahwa
pembayaran kepada pemasok dilakukan tepat waktu dan dalam jumlah yang benar.
Input bagi aplikasi ini adalah catatan dari file voucher.
Keputusan kunci dalam prosedur
pengeluaran kas adalah menentukan apakah perusahaan akan memanfaatkan fasilitas
potongan yang tersedia atau tidak. Untuk membuat keputusan ini,dibutuhkan
informasi anggaran kas jangka pendek. Dalam anggaran kas tersebut tergambar
taksiran arus kas masuk dan arus kas keluar untuk satu periode tertentu di masa
mendatang (biasanya satu tahun). Informasi yang tercantum dalam anggaran
tersebut berasal dari berbagai sumber. Bagian piutang dagang memberikan
proyeksi penerimaan kas. File utang dagang dan file order pembelian menunjukan
potensi pembayaran kepada para pemasok,yang bermakna taksiran arus kas keluar
di masa mendatang. Fungsi sumber daya manusia memberikan informasi tentang
kebutuhan kas untuk pembayaran gaji karyawan.jika cukup anggaran kas menunjukan
bahwa perusahaan membutuhkan kas dalam jumlah yang untuk memenuhi kebutuhan
pengeluaran kas,maka fasilitas potongan yang tersedia harus dimanfaatkan agar
dapat diperoleh penghematan pengeluaran kas.
Rangkuman
Siklus
Pengeluaran mencakup aktivitas atau transaksi bisnis yang berhubungan dengan
pembelian barang dan jasa dari pemasok,dan pengeluaran kas untuk membayar
pembelian.Siklus ini dapat diselenggarakan secara manual atau dengan
menggunakan komputer. Jika siklus pengeluaran diselenggarakan secara manual,maka
subsistem yang terlibat hanya subsistem pembelian, dan subsistempengeluaran
kas. Untuk masing-masing subsistem juga dilengkapi dengan serangkaian aktivitas
(prosedur) pengendalian, yaitu otorisasi transaksi oleh pejabat yang berwenang,
pengamanan terhadap aktiva dan catatan, pemisahan fungsi atau tugas yaitu
antara fungsi otorisasi, fungsi penyimpanan aktifa, dan fungsi pencatatan
transaksi.
0 komentar:
Posting Komentar