Softskill Sistem Informasi Akuntansi Minggu 4 # Tugas 3

Aditia Duta Dwi Cahya/30113216/3DB01
Tugas Softskill Sistem Informasi Akuntansi
#3

4.3 Jelaskan aktivitas bisnis dalam siklus pengeluaran dan diagram arus datanya!

♦ Input-output symbols ♦

menyatakan jenis peralatan yang digunakan sebagai media input atau output.

Symbol input-output (Symbol yang menyatakan proses input dan output tanpa tergantung dengan jenis peralatannya)
Symbol magnetic-tape unit (Symbol yang menyatakan input berasal pita magnetic atau output disimpan ke pita magnetic)
-Symbol punched card (Symbol yang menyatakan input berasal dari kartu atau output ditulis ke kartu)-
Symbol disk and on-line storage (Symbol untuk menyatakan input berasal dari disk atau output disimpan ke disk)
Symbol display (Symbol yang menyatakan peralatan output yang digunakan yaitu layar, plotter, printer, dan sebagainya)
Symbol dokumen (symbol yang menyatakan input berasal dari dokumen dalam bentuk kertas atau output dicetak ke kertas) - See more at: http://serilmu.blogspot.co.id/2015/02/pengertian-flowchart-dan-simbol.html#sthash.r2uj0WaY.dpuf

♦ Input-output symbols ♦

menyatakan jenis peralatan yang digunakan sebagai media input atau output.

Symbol input-output (Symbol yang menyatakan proses input dan output tanpa tergantung dengan jenis peralatannya)
Symbol magnetic-tape unit (Symbol yang menyatakan input berasal pita magnetic atau output disimpan ke pita magnetic)
-Symbol punched card (Symbol yang menyatakan input berasal dari kartu atau output ditulis ke kartu)-
Symbol disk and on-line storage (Symbol untuk menyatakan input berasal dari disk atau output disimpan ke disk)
Symbol display (Symbol yang menyatakan peralatan output yang digunakan yaitu layar, plotter, printer, dan sebagainya)
Symbol dokumen (symbol yang menyatakan input berasal dari dokumen dalam bentuk kertas atau output dicetak ke kertas) - See more at: http://serilmu.blogspot.co.id/2015/02/pengertian-flowchart-dan-simbol.html#sthash.r2uj0WaY.dpuf

♦ Input-output symbols ♦

menyatakan jenis peralatan yang digunakan sebagai media input atau output.

Symbol input-output (Symbol yang menyatakan proses input dan output tanpa tergantung dengan jenis peralatannya)
Symbol magnetic-tape unit (Symbol yang menyatakan input berasal pita magnetic atau output disimpan ke pita magnetic)
-Symbol punched card (Symbol yang menyatakan input berasal dari kartu atau output ditulis ke kartu)-
Symbol disk and on-line storage (Symbol untuk menyatakan input berasal dari disk atau output disimpan ke disk)
Symbol display (Symbol yang menyatakan peralatan output yang digunakan yaitu layar, plotter, printer, dan sebagainya)
Symbol dokumen (symbol yang menyatakan input berasal dari dokumen dalam bentuk kertas atau output dicetak ke kertas) - See more at: http://serilmu.blogspot.co.id/2015/02/pengertian-flowchart-dan-simbol.html#sthash.r2uj0WaY.dpuf

♦ Input-output symbols ♦

menyatakan jenis peralatan yang digunakan sebagai media input atau output.

Symbol input-output (Symbol yang menyatakan proses input dan output tanpa tergantung dengan jenis peralatannya)
Symbol magnetic-tape unit (Symbol yang menyatakan input berasal pita magnetic atau output disimpan ke pita magnetic)
-Symbol punched card (Symbol yang menyatakan input berasal dari kartu atau output ditulis ke kartu)-
Symbol disk and on-line storage (Symbol untuk menyatakan input berasal dari disk atau output disimpan ke disk)
Symbol display (Symbol yang menyatakan peralatan output yang digunakan yaitu layar, plotter, printer, dan sebagainya)
Symbol dokumen (symbol yang menyatakan input berasal dari dokumen dalam bentuk kertas atau output dicetak ke kertas) - See more at: http://serilmu.blogspot.co.id/2015/02/pengertian-flowchart-dan-simbol.html#sthash.r2uj0WaY.dpuf

Aktivitas bisnis 
Siklus Pengeluaran dan
Diagram Arus datanya!

Aktivitas Dalam Siklus Pengeluaran

Ada lima Aktivitas dasar dalam siklus pengeluaran (Gelinas 1998:474) yaitu sebagai berikut :

                                                 1.   Aktivitas permintaan pembelian barang atas kebutuhan barang dan jasa.

                                                 2.   Aktivitas pemesanan barang dan jasa yang akan dibeli

                                                 3.   Aktivitas penerimaan barang dan jasa yang telah dibeli

                                                 4.   Aktivitas persetujuan faktur dari supplier

                                                 5.   Aktivitas pembayaran atas pembelian barang dan jasa

1        Aktivitas Permintaan Pembelian Barang dan Jasa

Aktivtas permintaan pembelian barang dan jasa dilakukan dengna menggunakan dokumen Purchase Requisition. Dokumen ini berisi daftar pemesanan yang, meliputi tujuan pengiriman barang, tanggal pemesanan, nama dan jenis barang dan kuantitas pemesanan. Prosedurnya adalah tiap-tiap departemen diperbolehkan mengisi dokumen Purchase Requisition atas persetujuan dari manajernya. Setelah itu dokumen Purchase Requisitiondiserahkan ke departemen pembelian barang untuk dipesankan.

Hal ini dilakukan agar kebutuhan tiap-tiap departemen dapat terpenuhi dan juga merupakan pengendalian perusahaan agar dapat tidak terjadi penggandaan pemesanan barang ke supplier.

2        Aktivitas pemesanan barang dan jasa yang akan dibeli

Aktivitas pemesanan barang dan jasa yang akan dibeli dilakukan dengan menggunakan dokumen Purchase Order. Dokumen ini berisi tentang permintaan atas barang dan jasa ke Supplier sekaligus pengirimannya. Prosedurnya adalah departemen pembelian barang mencari supplier dari beberapa supplier yang ada yang memiliki harga terendah, kualitas barang dan jasa yang terbaik dan sistem pengiriman yang tepat, depertemen pembelian akan melakukan pemesanan dengan mengirimkan Purchase Order. Hal ini juga merupakan pengendalian perusahaan agar barang dan jasa yang dibeli sesuai dengan barang dan jas yang dipesan oleh departemen yang mengajukan dokumen Purchase Requisition.

3        Aktivitas Penerimaan Barang dan Jasa

Aktivitas penerimaan barang dan jasa yang telah dibeli dilakukan dengan menggunakan dokumen Receiving Report. Dokumen ini berisi tentang pengakuan penerimaan barang dan jasa, yang meliputi tanggal diterimanya barang, jenis dan kuantitas barang yang telah diterima, asal pengiriman (Supplier), dan nomor Purchase Order.

Pada aktivitas ini dilakukan pencocokan Faktur dengan Purchase Order dengan tujuan untuk mengetahui apakah barang yang diterima telah sesuai dengan yang dikirim melebihi kuantitas yang dipesan, atau bahkan telah terjadi salah pengiriman, maka barang yang bersangkutan akan langsung dikembalikan kepada Supplier yang bersangkutan. Pada aktivitas ini juga mungkin dilakukan adanya retur/pengembalian atas barang yang rusak saat diterima.

Setelah itu, Bagian gudang akan membuat dokumen Receive Reportuntuk mengakui pertambahan persediaan di gudang berdasarkan faktur. Dalam hal mengakui pertambahan persediaan digudang berdasarkan Faktur. Dalam hal ini, hanya barang-barang yang terdapat dalam Purchase Order saja yang boleh diakui, sedangkan yang tidak sesuai langsung dikembalikan. Hal ini merupakan pengendalian perusahaan agar dapat mengetahui barang apa saja yang telah diterima dan yang belum dikirim oleh Supplier.

4        Aktivitas Persetujuan Faktur dari Supplier

Aktivitas persetujuan dari Supplier dalam rangka pembayaran atas pembelian. Dilakukan dengan menggunakan dokumen Voucher Package. Dokumen ini berisi tanggal pembuatannya, tanggal pemmbayaran, serta jumlah harga barang dan jasa yang telah diterima berdasarkan Source Document yang ada meliputi Faktur, Purchase Order, dan Receiving Report.

Pada aktivitas ini dilakukan pencocokan Receiving Report denganPurchase Order dengan tujuan untuk mengetahui apakah semua barang yang dipesan sedah diterima/dikirim semua. Kemudian dibuatlah Voucher Packageuntuk memastikan jumlah harga yang harus dibayar kepada Supplier. Hal ini merupakan pengendalian perusahaan agar dapat mengetahui berapa jumlah yang harus dibayar sesuai dengan jumlah barang yang telah diterima sesuai dengan kenyataannya

5        Aktivitas Pembayaran Atas Pembelian Barang dan Jasa

Aktivitas pembayaran atas pembelian barang dan jasa yang telah dilakukan dengan menggunakan dokumen pengeluaran kas. Dokumen ini berisi tanggal pembayarann, jumlah harga yang harus dibayar, beserta nomor Faktur. Pada saat jatuh tempo pembayaran, pihak Supplier akan mengih perusahaan sesuai dengan dokumen voucher Package. Hal ini merupakan pengendalian perusahaan agar dapat mengetahui jumlah pengeluaran kas perusahaan

Pemrosesan dan Bagan Arus (Flowchart) Siklus Pengeluaran

   Siklus Pengeluaran yang akan dibahas dibawah ini terbagi atas :

                         1.            Sistem Pembelian

                         2.            Sistem Pengeluaran Kas

                         3.            Sistem Pembayaran Gaji

                         4.            Sistem Aktiva Tetap

1 Sistem Pembelian

Diagram arus data menurut james Hall tersebut merupakan gambaran umum berbagai aktivitas terkait yang membentuk sistem pemrosesan pembelian yang mempunyai tahapan-tahapan sebagai berikut:

1.  Fungsi pembelian dimulai dengan mengenali kebutuhan untuk menambah persediaan kembali melalui observasi catatan persediaan. Tingkat persediaan turun karena penjualan langsung ke pelanggan (aktivitas siklus pendapatan) atau transfer ke proses manufaktur (aktivitas siklus konversi). Informasi kebutuhan persediaan dikirim ke proses pembelian dan utang usaha.

2.  Proses pembelian menentukan jumlah yang akan dipesan , memilih memasok dan membuat pesanan pembelian. Informasi tersebut dikirimkan ke pemasok dan proses utang usaha.

3. Setelah beberapa waktu, perusahaan akan menerima barang persediaan dari pemasok. Barang yang diterima akan diperiksa kualitas dan jumlahnya serta dikirim ke toko atau gudang.

4.  Informasi mengenai penerimaan barang digunakan untuk memperbaiki catatan persediaan.

5.  Proses utang usaha menerima faktur dari pemasok. Utang usaha akan merekonsilliasinya dengan informasi lain yang telah dikumpulkan untuk transaksi tersebut dan ccatatan kewajiban membayar di masa mendatang, tergantung dari syarat perdagangan dengan pemasok. Biasanya, pembayaran akan dilakukan paling tidak hari terakhir yang disyaratkan untuk mendapatkan keuntungan penuh dari bunga yang dihasilkan dan diskon yang ditawarkan.

6. Buku besar menerima informasi ringkasan dari utang usaha (kenaikan total dalam kewajiban) dan pengendali persediaan (kenaikan total dalam persediaan). Informasi ini direkonsiliasi akurasinya dan dicatat ke akun utang usaha serta akun pengendali persediaan.

Bagian yang terkait dalam sistem ini meliputi :

1.  Bagian pembelian, yang berfungsi melakukan pemesanan dari penjual dan meng input nya ke komputer

2.  Bagian hutang, yang bertanggung jawab untuk memelihara catatan berbagai pembelian barang ke pemasok, sehingga dapat diketahui jumlah hutang kepada masing-masing pemasok dan juga riwayat layanan pemasok.

3.  Bagian gudang, yang bertugas menerima kiriman barang yang dipesan dan dan membuat laporan kepada bagian pembelian bahwa barang sudah diterima, sehingga siap menerima tagihan.

4.  Bagian hutang, yang bertugas menerima faktur penjualan atau tagihan dari pemasok.

5.  Bagian keuangan atau kasir bertanggung jawab untuk membayar hutang kepada pemasok sesuai dengan masa potongan sehingga perusahaan dapat memperoleh potongan tunai dan menyelenggarakan pencatatan atas pembayaran.

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pemebelian ini terdiri atas :

1. Permintaan Barang (Material requisition atau Purchase requisition)

Dokumen awal dalam siklus pengeluaran yang mengotorisasi penempatan pesanan barang atau jasa.

2. Penawaran Barang (Qutation)

Dokumen yang digunakan dalam prosedur persaingan tawar-menawar, menunjukkan barang dan jasa yang dibutuhkan dan harga pesaingnya, syarat, dan lain sebagainya.

3. Pemesanan Barang (Purchase Order)

Dokumen ini mencantumkan dekripsi, kualitas dan kuantitas atau informasi lain atas barang atau jasa yang hendak dibeli.

4. Bukti Penerimaan Barang (Delivery Receipt)

Dokumen yang menunjukkan tanggal barang diterima, nomor purchase order, kode dan nama barang, banyaknya barang yang diterima dan identitas.

5. Faktur Penjualan (Invoice)

Dokumen yang menunjukkan deskripsi dan kuantitas barang yang dijual, harga termasuk ongkos angkut, asuransi, syarat pembayaran, dan data lain yang relevan.

2.4.1.1 Sistem Pembelian Manual

Menurut James Hall, terdapat 6 departemen yang terlibat dalam sistem pembelian manual, yaitu:

1.      Pengendali persediaan

Departemen ini mengurangi persediaan perusahaan dengan mentransfer bahan baku ke dalam proses produksi (siklus konversi) dan menjual barang jasi ke pelanggan (siklus pendapatan). Pengendali persediaan mengawasi dan mencatat tingkat persediaan barang jadi, ketika saatnya pemesanan ulang staf administrasi akan membuat permintaan pembelian. Satu salinan permintaan pembelian akan dikirim ke departemen pembelian, dan satu salinan lainnya dikirim ke utang usaha dan disimpan di ke dalam file tunda utang usaha. Staf administrasi pengendali persediaan menyimpan salinan terakhir tersebut dalam file permintaan pembelian terbuka (file open purchase requisition).

2.      Departemen persediaan

Bertugas untuk menerima permintaan pembelian, menyortirnya berdasarkan nama pemasok jika perlu, dan membuat pesanan pembelian(purchase order-PO). Ketika perusahaan membuat pesanan pembelian maka PO dibuat menjadi beberapa salinan. Satu salinan PO dikirimkan ke pengendali persediaan yang selanjutnya disimpan bersama permintaan pembelian terbuka. salinan berikutnya dikirim ke utang usaha untuk disimpan dalam file utang usaha tunda. Satu salina (salinan kosong) dikirim ke bagian penerimaan, tempat file itu akan disimpan hingga saat persediaan tiba. Dua dari salinan PO tersebut akan dikirim ke pemasok. Staf administrasi bagian pembelian akan menyimpan salinan terakhir bersama dengan permintaan pembelian dalam file pesanan pembelian terbuka (open purchase order file).

3.      Bagian Penerimaan

Pada saat perusahaan mengalami waktu tunggu antara memasukkan pesanan dengan menerima persediaan, berbagai salinan PO berada di file sementara di berbagai departemen sehingga tidak ada kegiatan ekonomi yang terjadi sampai perusahaan menerima persediaan, oleh karena itu tidak ada kewajiban finansial yang timbul.

a.      Penerimaan persediaan : barang yang tiba dari pemasok di rekonsiliasi dengan salinan kosong PO. Salinan kosong (blind copy) tidak berisi informasi jumlah atau harga produk yang diterima, tujuannya adalah untuk memaksa staf administrasi bagian penerimaan menghiting dan memeriksa persediaan dalam mengisi laporan penerimaan.

b.      Pembuatan laporan penerimaan : setelah melengkapi jumlah fisik dan menyelesaikan pemeriksaan, staf administrasi bagian penerimaan membuat laporan penerimaan yang menyatakan jumlah dan kondisi persediaan tersebut.

4.      Bagian utang usaha

Pada proses di departemen ini perusahaan mungkin tidak memiliki informasi finansialo yang dibutuhkan untuk mencatat transaksi-transaksinya. Dokumen formal yang menyediakan informasi tersebut adalah faktur pemasok (supplier’s invoice). Jika perusahaan belum menerima faktur, perusahaan akan menunda pencatatan kewajiban hingga faktur tiba.

5.      Bagian buku besar

Bagian buku besar menerima voucher jurnal dari bagian utang usaha dan sebuah ringkasan akun dari bagian pengendalian persediaan. Staf admministrasi bagian buku besar mencatat dari voucher jurnal ke akun pengendali persediaan dan utang usaha serta merekonsiliasi akun pengendali persediaan serta ringkasan buku pembantu persediaan. Tahap pembelian dalam siklus pengeluaran selesai.

2.4.2 Sistem Pengeluaran Kas

 Sistem pengeluaran kas memproses pembayaran berbagai kewajiban yang timbul dari sistem pembelian. Dengan tujuan untuk memastikan bahwa kreditor yang valid menerima jumlah terutang yang benar ketika kewajiban jatuh tempo.

seperti yang dilihat fari diagram arus data diatas sistem ini terdiri atas 3 proses, yaitu:

1. Proses utang usaha meninjau file utang usaha mengenai bverbagai dokumen yang jatuh tempo dan mengotorisasi proses pengeluaran kas untuk melakukan pembayaran.

2.  Proses pengeluaran kas membuat dan mendistribusikan cek ke para pemasok. salinan dari berbagai cek tersebut akan dikembalikan ke bagian utang usaha sebagai bukti bahwa kewajiban telah dibayar, dan akun utang usaha akan diperbarui untuk menyingkirkan kewajiban tersebut.

3.  Pada akhir periode, baik proses pengeluaran kas maupun utang usaha mengirim informasi ringkasan ke buku besar. Informasi tersebut direkonsiliasi dan dicatat ke akun pengendali kas serta utang usaha.

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas ini adalah:

                              1. Bukti kas keluar

                              2. Cek

                              3. Permintaan cek

Bagian yang terkait dalam sistem pengeluaran kas ini adalah :

                              1. Bagian yang memerlukan pengeluaran kas

                              2. Bagian kas

                              3. Bagian akuntansi

                              4. Bagian pemeriksaan intern

2.4.2.1 Sistem Manual Pengeluaran Kas

1.      Bagian utang usaha

Proses pengeluaran kas dimulai dalam bagian utang usaha. Staf administrasi bagian utang usaha meninjau file voucher utang terbuka atau utang usaha untuk melihat berbagai dokumen yang jatuh tempo dan mengirim voucher serta dokumen pendukungnya (permintaan, pembelian, pesanan pembelian, laporan penerimaan, dan faktur) ke bagian pengeluaran kas.

2.      Bagian pengeluaran kas

Staf administrasi bagian pengeluaran kas menerima paket voucher dan meninjau berbagai dokumen untuk melihat kelengkapan dan akurasi administratifnya. Untuk tiap pengeluaran, staf administrasi tersebut membuat cek tiga salinan dan mencatat nomor cek, jumlah uangnya, nomor voucher, serta data lain yang terkait dalam daftar cek yang juga disebut jurnal pengeluaran kas.

3.      Bagian buku besar

Staf administrasi bagian buku besar menerima voucher jurnal pengeluaran kas dan ikhtisar akun dari bagian utang usaha. Angka dalam voucher menunjukkan pengurangan total dalam kewajiban perusahaan dan akun kas sebagai akibat dari pembayaran ke pemasok. staf administrasi bagian buku besar mencatat ke akun pengendali utang usahadan akun kas dalam buku besar serta merekonsiliasi akun pengendali utang usaha dengan iktisar buku pembantu utang usaha. Pekerjaan ini mengakhiri prosedur pengeluaran kas.

2.4       Sistem Penggajian

Bagian yang terkait dalam system pengeluaran adalah :

1. Bagian kepegawaian, bertanggung jawab : mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan.

2. Bagian pencatat waktu, bertanggung jawab : menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan

3. Bagian pembuat daftar gaji & upah, bertanggung jawab : membuat daftar gaji dan upah

4. Bagian akuntansi, bertanggung jawab : mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan upa karyawan

5. Bagian keuangan, bertanggung jawab : mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke bank, memasukkan uang tersebut ke amplop gaji dan upah karyawan dan selanjutnya untuk dibagikan

Dokumen yang digunakan dalam sistem penggajian dan pengupahan adalah :

                              1. Dokumen pendukungan perubahan gaji dan upah

                              2. Kartu jam hadir

                              3. Kartu jam kerja

                              4. Daftar gaji dan daftar upah

                              5. Rekap gaji dan rekap upah

                              6. Surat pernyataan gaji dan upah

                              7. Amplop gaji dan upah

                              8. Bukti kas keluar

Prosedur dari sistem penggajian dan pengupahan (flowchart terlampir) :

a.       Pencatatan waktu hadir

Prosedur ini bertujuan untuk mecatat waktu hadir karyawan, dapat menggunakan daftar hadir biasa atau menggunakan kartu hadir (clock card). Pencatatan waktu ini diselenggarakan untuk menentukan gaji dan upah karyawan. Bagi karyawan yang digaji bulanan, daftar hadir digunakan untuk menentukan apakah karyawan memperoleh gaji penuh atau tidak, menentukan apakah karyawan bekerja diperusahaan dalam jam biasa atau jam lembur sehingga dapat digunakan untuk menentukan apakah karyawan akan meneriman gaji saja atau meneriman tunjangan lembur.

b.      Pencatatn waktu kerja

Prosedur ini biasanya digunakan oleh perusahaan manufaktur yang produksinya berdasarkan pada pesanan. Pencatatan waktu kerja diperlukan bagi karyawan yang bekerja di bagian produksi untuk keperluan distribusi biaya, upah karyawan kepada produk atau pesanan yang menikmati jasa karyawan tersebut. Dengan demikian waktu kerja ini akan dipakai sebagai dasar pembebanan biaya tenaga kerja langusng kepada produk yang diproduksi.

c.       Pembuatan daftar gaji dan upah

Dalam prosedur ini, fungsi pembuat daftar gaji dan upah membuat daftar gai dan upah karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru. Kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya, dan daftar hadir.

d.      Distrubusi biaya gaji dan upah

Dalam prosedur ini distribusi biaya gaji dan upah, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi biaya tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan penghitungan harga pokok produk.

e.       Pembayaran gaji dan upah

Prosedur pembayaran gaji dan upah melibatkan bagian akuntansi dan bagian l=keuangan. Bagian akuntansi membuat perintah pengeluran kas kepada bagian keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan upah. Bagian keuangan kemudian menuangkan cek tersebut ke bank dan memasukkan uang ke dalam amplop gaji dan upah. Pembayaran gaji dan upah dapat dilakukan dengan membagikan cek dan upah.

2.5.1 Pemrosesan Penggajian

Pemrosesan gaji pada kenyataanya merupakan sistem pembelian kasus khusus. Cek gaji dapat diproses melalui sistem utang usaha dan pengeluaran kas reguler. Karena alasan kepraktisan, pendekatan ini memiliki sejumlah kekurangan, antara lain :

1. Perusahaan dapat mendesain prosedur pengeluaran umum yang diterapkan untuk semua pemasok. Akan tetapi, prosedur penggajian sangat berbeda antar karyawan. Misalnya, prosedur yang berbeda digunkan untuk karyawan yang dibayar perjam, karyawan tetap, karyawan borongan, dan karyawan komisi. Selain itu proses penggajian memerlukan prosedur akuntansi khusus untuk pemotongan gaji dan pemotongan pajak.
2. Penulisan cek kepada karyawan memerlukan pengendalian khusus. Penipuan pembayaran gaji lebih mudah ditutupi ketika cek gaji dikombinasikan dengan cek untuk kegiatan dagang.
3. Prosedur pengeluaran umum didesain untuk memgakomondasi arus transaksi yang relatif lancar. Perusahaan bisnis secara konstan membeli persediaan dan mengeluarkan kas untuk para pemasok. Umumnya, perusahaan mendisain sistem untuk menghadapi kegiatan transaksi ditingkat normal. Kegiatan pengajian tidak bersifat berkelanjutan.

Diagram Arus Data Untuk Penggajian

 

Diagram diatas merupakan diagram arus data yang menggambarkan tugas – tugas umum dari sistem penggajian dalam perusahaan manufaktur. Inti dari proses ini adalah sebagai berikut

1. Otorisasi penggajian dan perincian transaksi dimasukkan ke proses pengajian dari dua sumber yang berbeda yaitu personalia dan produksi.
2. Proses penggajian merekonsiliasi informasi ini, menghitung gaji, dan mendistribusikan cek pembayaran ke karyawan.
3. Akuntansi biaya menerima informasi yang berkaitan dengan waktu yang digunakan untuk setiap pekerjaan dari produksi.
4. Departemen utang usaha menerima informasi rangkuman penggajian dari departemen penggajian dan mengotorisasi departeman pengeluaran kas untuk menyetor satu cek, sejumlah total gaji, dalam akun bank khusus dimana gaji akan di ambil.
5. Proses buku besar umum merekonsiliasi informasi rangkuman dari bagian akuntansi biaya, utang, dan pengeluaran kas.

Bagian yang terkait dalam system pengeluaran adalah :

1. Bagian kepegawaian, bertanggung jawab : mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan.

2. Bagian pencatat waktu, bertanggung jawab : menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan

3. Bagian pembuat daftar gaji & upah, bertanggung jawab : membuat daftar gaji dan upah

4. Bagian akuntansi, bertanggung jawab : mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah karyawan

5. Bagian keuangan, bertanggung jawab : mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke bank, memasukkan uang tersebut ke amplop gaji dan upah karyawan dan selanjutnya untuk dibagikan

Dokumen yang digunakan dalam sistem penggajian dan pengupahan adalah :

                              1. Dokumen pendukungan perubahan gaji dan upah

                              2. Kartu jam hadir

                              3. Kartu jam kerja

                              4. Daftar gaji dan daftar upah

                              5. Rekap gaji dan rekap upah

                              6. Surat pernyataan gaji dan upah

                              7. Amplop gaji dan upah

                              8. Bukti kas keluar

2.5.2 Sistem Penggajian Manual

   

Tugas- tugas utama bagian prosedur diatas dalam konteks sistem manual yaitu :

1. Personalia

Departemen personalia menyiapkan dan menyerahkan kedepartemen penggajian berbagai formulir kegiatan personalia. Dokumen tersebut mengidentifikasi para karyawan yang di otarisasi untuk menerima cek pembayaran dan digunakan untuk menunjukkan perubahan dalam tingkat gaji perjam, pemotongan, dan klasifikasi pekerjaan.

2. Produksi

 Karyawan produksi menyiapakan dua jenis kartu catatan waktu kerja yaitu kartu kerja dan kartu waktu. Mereka memasukkan kartu tersebut pada saat makan siang dan pada akhir pada waktu jam kerja. Kartu ini merupakan catatan formal untuk kehadiran karyawan setiap hari.

3. Akuntansi Biaya

Departemen akuntasi biaya menggunakan kartu pekerjaan untuk mengalokasikan biaya tenaga kerja ke akun WIP sebagai tenaga kerja langsung atau overhead. Pembebanan ini dirangkum dalam rangkuman distribusi tenaga kerja dan diterusakan ke departemen buku  besar umum.

4. Penggajian

Departemen penggajian menerima tarif pembayaran dan data pemotongan gaji dari departemen personalia dan data jam kerja dari departemen produksi. Staff administrasi di departemen ini melakukan pekerjaan sebagai berikut:

a.  Menyiapakan daftar gaji yang menunjukkan pembayaran bruto, pemotongan, pembayaran lembur dan pembayaran bersih.

b. Memasukkan informasi di atas ke catatan pengajian karyawan.

c.  Menyiapkan cek gaji untuk karyawan

d.  Mengirim cek gaji kepengeluaran kas dan salinan daftar gaji ke utang

e.   Menyimpan kartu waktu, formulir kegiatan personalia dan salinan daftar gaji.

5. Departemen Utang

Staf administarasi utang usaha memeriksa kebenaran daftar gaji dan menyiapan dua salinan tanda terima pengeluaran kas sejumlah gaji tersebut. Satu salinan, bersama dengan daftar gaji, dikirim kepengeluaran kas.  Salinan lainnya dikirim kedepartemen buku besar umum.

6. Pengeluaran Kas

Menejer dibagian pengeluaran kas menerima cek – cek penggajian, memeriksannya dan kemudian menandatanganinnya lalu mengirimnya kepusat pembayaran untuk didistribusikan kepada para pegawai.

2.5.3  Pengendalian Penggajian

1. Otorisasi Transaksi

Dokumen ini penting untuk mencegah penipuan penggajian dengan mengidentifikasi karyawan yang diotorisasi. Bentuk penipuan yang umum dilakukan adalah menyerahkan kartu waktu karyawan yang tidak lagi bekerja diperusahaan.

2. Pemisahan Tugas

Departemen personalian menberikan informasi tarif pembayaran kebagian pembayaran untuk karyawan yang dibayar peram. Kisaran tarif pembayaran dapat didasarkan pada pengalama, klasifikasi pekerjaan, senioritas dan kelebihan lainnya. Jika informasi ini disediakan langsung oleh departemen produksi, karyawan dapat megubah informasi dan melakukan penipuan.

3. Supervisi

Wilayah lain yang berresiko adalah penjagaan waktu kadang – kadang karyawan memasukkan kartu untuk karyawan lain yang terlmbat atau absen. Supervisor harus mengamati proses ini dan merekonsiliasikan kartu waktu dengan kehadiran aktual.

4. Catatan Akuntansi

Jejak audit untuk penggajian meliputi dokumen – dokumen berikut:

a. Kartu waktu, kartu pekerjaan, dan bukti kas keluar

b. Informasi jurnal, yang berasal dari rangkuman distribusi tenaga kerja dan daftar tenaga gaji.

c. Akun buku besar pembantu, yang berisi catatan karyawan dan berbagai akun pengeluaran.

d. Akun buku besar umum berisi pengendalian penggajian, kas dan akun dana gaji.

5. Pengendalian Akses

Aktiva yang berkaitan dengan sistem penggajian adalah tenaga kerja dan kas. Keduanya dapat disalahgunakan melalui akses yang tidak benar kecatatan akuntansi. Individu yang tidak jujur dapat memalsukan jumlah tenaga kerja melalui kartu waktu sehingga dapat menggelapkan uang kas.

6. Verifikasi Independen

Berikut ini adalah contoh-contoh pengendalian verifikasi independen dalam sistem penggajian :

a.      verifikasi jam kerja

b.      pengurus pembayaran

c.       utang usaha

d.      buku besar umum

2.5.4 Sistem Penggajian Berbasis Komputer

1. Otomatisasi Sistem Penggajian Menggunakan Pemrosesan Batch

Karena sistem penggajian tidak sering dilakukan ( mingguan dan bulanan ), sistem ini sering kali tidak cocok dengan pemrosesan Batch dan file berurutan. Departemen pemrosesan data menerima formulir kegiatan personalia, kartu pekerjaan, kartu waktu, yang dikonversi ke file digital. Program komputer batch melakukan pencatatan dengan terperinci, penulisan cek dan fungsi buku besar umum.

2. Merekayasa Ulang Sistem Penggajian

Pemrosesan gai sering kali disatukan dalam sistem manajemen sumber daya manusia (MSDM) . Sistem MSDM menangkap dan memproses sejumlah besar data yang berkaitan dengan personalia, termasuk tunjangan karyawan, perencanaan tenaga kerja, realisasi tenaga kerja, keterampilan tenaga kerja, kegiatan personalia dan juga gaji. Sistem MSDM harus menyediakan akses real-time ke file personalia untuk tujuan mencari keterangan secara langsung dan untuk perubahan catatan dalam status karyawan pada saat terjadi. Sistem ini berbeda dari sistem otomatisasi sederhana dalam hal-hal berikut :

a.      Departemen operasi mengirim transaksi ke pemrosesan data melalui terminal

b.      File akses langsung digunakan untuk penyimpanan data

c.       Banyak proses sekarang dilakukan secara real-time.

2.6  Sistem Aktiva tetap

Aktiva tetap adalah properti, pabrik, dan peralaan yang digunakan dalam operasi bisnis. Item-item ini relative permanent dan seringkali secara kolektif mencerminkan investasi keuangan terbesar perusahaan. Contoh dari aktiva tetap adalah tanah, gedung, perabotan, mesin dan kendaraan bermotor. Tujuan spesifik dari aktiva tetap adalah :

1. memproses akuisisi aktiva tetap ketika diperlukan dan sesuai dengan persetujuan dan prosedur manajemen formal.
2. mempertahankan catatan akuntansi yang memadai dari akuisisi, biaya, deskripsi, dan lokasi fisik aktiva di dalam organisasi.
3. mempertahankan catatan depresiasi yang akurat untuk aktiva-aktiva yang dapat disusutkan sesuai dengan metode-metode yang wajar.
4. menyediakan informasi bagi pihak manajemen yang dapat membantu merencanakan investasi aktiva tetap dimasa yang akan dateng
5. mencatat penghapusan aktiva tetap dengan benar.

2.6.1 Logika Sistem Aktiva

Ø  Akuisisi Aktiva

Akuisisi aktiva biasanya dimulai dari manajer departemen (pengguna) yang melihat kebutuhan untuk mendapatkan aktiva tetap yang baru. Prosedur otorisasi dan persetujuan yang terlibat dalam transaksi ini akan bergantung pada biaya aktiva tersebut. Setelah permintaan disetujui dan pemasok dipilih, departemen penerimaan mengirim aktiva tersebut ke pengguna/manajer yang bersangkutan

Ø  Pemeliharaan Aktiva

Pemeliharaan aktiva melibatkan penyesuaian saldo akun buku besar pembantu aktiva ketika aktiva tersebut (tidak termasuk tanah) menyusut sepanjang waktu pemakaiannya.

Ø  Penghapusan Aktiva

Ketika aktiva mencapai titik akhir umur ekonominya atau ketika manajemen memutuskan untuk menghapusnya, aktiva tersebut harus dihapus dari buku besar pembantu aktiva tetap. Seperti transaksi lainnya, penghapusan aktiva memerlukan persetujuan menurut prosedur yang berlaku. Pilihan penghapusan aktiva adalah menjual, membongkar, menyumbangkan, atau menghentikan penggunaan aktiva tersebut. Laporan penghapusan aktiva yang menjelaskan disposisi akhir dari aktiva, dikirim ke departemen akuntansi aktiva tetap untuk mengotorisasi penghapusannya dari buku besar.

2.6.2 Mengendalikan Sistem Aktiva Tetap

1.      Pengendalian Otorisasi

Setiap transaksi harus dimulai dengan permintaan tertulis dari pengguna atau departemen. Dalam hal barang-barang yang bernilai tinggi, harus ada proses persetujuan independen yang mengevaluasi keuntungan permintaan tersebut berdasarkan biaya dan manfaatnya.

2.      Pengendalian Supervisi

Karena aktiva modal secara luas didistribusikan ke seluruh perusahaan, aktiva ini rentan terhadap pencurian dan penyalahgunaan, dibandingkan dengan persediaan yang aman disimpan dalam gudang. Oleh karena tu, supervisi manajemen merupakan elemen yang penting dalam keamanan fisik aktiva tetap. Para supervisor harus memastikan bahwa aktiva tetap yang digunakan sesuai dengan kebijakan perusahaan dan praktik bisnis.

3.      Pengendalian Verifikasi Independen

Secara berkala, auditor intrnal harus memeriksa akuisisi aktiva dan prosedur persetujuan untuk menentukan kelayakan faktor yang digunakan dalam analisis, termasuk umur ekonomi aktiva, biaya keuangan, penghematan biaya yang ditawarkan karena membeli aktiva tersebut, tarif diskon yang digunakan, dan metode penganggaran modal yang digunakan dalam analisis.

 Daftar Pustaka

• siasikluspengeluarandea.blogspot.co.id